Factura electrónica: Qué es, cómo funciona, cómo se hace

En AFHA Estepona disponemos de asesoría online para facilitar la gestión a nuestros clientes. A través del sistema DOA, podrás tener todos los documentos y trámites al alcance de tu mano. Un sistema que trabaja con facturas electrónicas… pero, ¿qué es una factura electrónica?

Para encontrar la definición de factura electrónica primero debiéramos tener claro el concepto de factura.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que refleja un intercambio de bienes y servicios entre dos personas, que pueden ser físicas y/o jurídicas. Puede tratarse de una empresa ofreciendo un producto o servicio a un particular; o puede tratarse de un producto o servicio que se intercambiar entre dos empresas.

En cualquiera de estos dos casos, la factura es el documento que refleja dicha transacción, ya que es el documento que consigna la cantidad económica que se ha de retribuir por la obtención de dicho producto o servicio.

La factura, por tanto, deberá contener una serie de datos que son importantes para que dicho documento tenga validez. Estos datos son los siguientes:

  • Nombre de la persona (física o jurídica) que emite la factura
  • Su CIF o NIF, según proceda.
  • La fecha en la que se expide y en la que vence
  • El número identificativo de la misma (dentro de su serie)
  • Descripción del producto o servicio facturado
  • Base imponible, impuesto y contraprestación total.

Este documento debe entregarse al cliente, para que quede constancia de la transacción, y a su vez se utiliza como vehículo para el pago de los impuestos correspondientes.

¿Qué diferencia la factura electrónica de la tradicional?

En realidad la diferencia es bastante simple: la factura tradicional es aquella que va impresa en papel y se envía por correo o se entrega en persona. Muchas veces firmada y sellada.

La factura online se realiza en un documento electrónico, generalmente PDF y se envía mediante el correo electrónico o mediante otro tipo de sistema informático.

Existen programas como Excel y Word que nos facilitan la elaboración de las mismas, pudiendo crear una plantilla en la que se cambiarán los datos según el pagador y la cuantía a percibir por el trabajo realizado.

Asimismo hay por internet multitud de softwares para la generación no sólo de la factura electrónica, sino también para llevar con ellas una adecuada numeración, la contabilidad, la gestión del cobro…

¿Es obligatorio emitir factura electrónica?

La factura electrónica es obligatoria cuando debamos facturar un servicio a la Administración pública, quedando exentas las facturas cuyo importe sea menos de 5000€

Dentro del sector privado, aquellas pymes y medianas empresas con más de 100 empleados o que tengan un volumen superior a 6.010.121€ al año deberán hacer uso de las facturas electrónicas.

Aparte de eso, la facturación electrónica no es todavía obligatoria, aunque es probable que lo sea en un futuro próximo. La Administración ya es el único sistema que acepta, por lo que las facturas que se reciban en papel es necesario escanearlas para declararlas.

Además, la facturación electrónica ayuda a luchar contra el fraude, ya que es mucho más difícil cometer una falta o delito cuando tienes un software que controla la numeración, los conceptos, los impuestos…

¿Se puede facturar electrónicamente y en papel a un mismo cliente?

La factura electrónica es equivalente a la tradicional en papel, y tiene exactamente la misma validez.

De hecho, la factura electrónica no es más que el reflejo digital de la factura, es decir: podemos imprimirla y entregarla en papel. Pero lo cierto es que tanto el proveedor como el cliente tendrán que presentarla de manera digitalizada

Por tanto, entregarla en papel en realidad tiene más desventajas que otra cosa, y por eso decíamos que no es obligatorio, pero que con toda seguridad en el corto plazo veremos cómo la factura tradicional desaparece definitivamente.

¿Qué ventajas ofrece la factura electrónica?

La principal ventaja de la factura electrónica es la eficiencia. Con un buen software como el que podemos ofrecerte en Afha Estepona la tediosa tarea de generar facturación se vuelve mucho más eficiente.

Otras de las ventajas del uso de la factura electrónica son:

  • Control del fraude fiscal.
  • Ahorro económico: no es necesario gastar papel para tenerlas impresas, ni sobre ni tinta de la impresora.  Además permite acelerar los procesos al poder automatizar la recolección de los documentos de forma electrónica.
  • Ahorro ecológico: al no usar papel el ahorro medioambiental es importante.
  • Ya no será necesario conservarlas en un lugar físico

Si necesitas una asesoría fiscal que te ayude a llevar la contabilidad de tu empresa, y no sólo eso, sino que te asesore sobre qué es lo mejor para tu negocio, escríbenos, pide una cita y te contaremos cómo podemos ayudarte.



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